Je hebt subsidie aangevraagd voor een project en na veel tijd te hebben besteed aan de aanvraag krijg je de subsidie toegekend. Dat is natuurlijk fantastisch! Je gaat volop aan de slag, maar: vergeet de eisen uit de subsidiebeschikking niet. Aan welke eisen moet je voldoen om de subsidie na afronding van het project definitief toegekend te krijgen? Hoe voorkom je dat je achteraf wordt verrast en dat je de subsidie, of een deel hiervan, moet terugbetalen? Waar moet je op letten?
Bij elke subsidie is het belangrijk om aan de voorkant de eisen, zoals deze zijn opgenomen in de subsidiebeschikking, goed in beeld te hebben. Aan deze eisen moet je voldoen om de subsidie definitief toegekend te krijgen. Wacht derhalve niet tot het project is afgerond met de vastlegging en onderbouwing van deze eisen.
Bij projectsubsidies zie je vaak dat een controleverklaring van een accountant nodig is bij de financiële eindverantwoording en het voldoen aan de subsidiebeschikking. Als dit het geval is adviseer ik om voor de start van het project contact op te nemen met je accountant en niet te wachten tot het project is afgerond en de deadline voor het indienen van de eindverantwoording nadert. De controle van een subsidie is meestal specifiek en diepgaand. Het is derhalve zeer nuttig om aan de voorkant met je accountant te bespreken hoe je één en ander kunt regelen om uiteindelijk achteraf tot een goed controleerbare eindverantwoording te komen.
Zijn er uren van eigen personeel als subsidiabele kosten opgenomen, dan is afstemming vooraf met je accountant van groot belang. Uit de praktijk blijkt dat een goede controleerbare onderbouwing van de uren lastig is.
Meestal is er een controleprotocol aanwezig vanuit de subsidieverstrekker. Neem ook dit protocol goed door, hierin kunnen aanvullende eisen staan.
Bij de subsidieaanvraag wordt door de subsidieverstrekker vaak goed meegedacht wat betreft het voldoen aan de eisen. Het probleem hierbij is dat dit vervolgens niet specifiek genoeg wordt opgenomen in de subsidiebeschikking. Daarbij zijn controleprotocollen vaak strak ingeregeld. In de praktijk zie ik dat dit leidt tot uitdagingen bij de controle. Vooraf overleggen met je accountant kan hierbij waardevol zijn, dan kunnen dergelijke uitdagingen worden geïdentificeerd en is er voldoende tijd om een oplossing te vinden.
Bovenstaande klinkt wellicht logisch, maar in de praktijk zie ik toch vaak dat om vijf voor twaalf nog niet alles is geregeld.
Waarom aan de voorkant niet wat extra tijd investeren om achteraf niet voor verrassingen te komen staan?
Danny Opgenhaffen
Relatiebeheerder
