Zoals u vast niet is ontgaan, is de werkkostenregeling (hierna de WKR) per 1 januari 2015 definitief in werking getreden. In de loop van 2014 en begin 2015 zijn veel nieuwsberichten over de werkkostenregeling verschenen. Hoewel voor iedere werkgever verplicht, blijft toch nog een aantal aspecten van de WKR onduidelijk.
De WKR nog even heel kort samengevat; alles wat de werknemer van de werkgever ontvangt, is loon. 1,2% van de fiscale loonsom mag onbelast vergoed of verstrekt worden, de zogeheten ‘vrije ruimte’. Daarnaast zijn er nog gerichte vrijstellingen en nihil-waarderingen (werkplek-gerelateerde ter beschikkingstellingen), die gaan dus niet ten laste van de 1,2% vrije ruimte. Het meerdere wordt tegen 80% eindheffing belast.
Nieuw met ingang van 2015
Vanaf 2015 is het ‘noodzakelijkheidscriterium’ geïntroduceerd. Vergoedingen en verstrekkingen van noodzakelijke gereedschappen, computers, en mobiele communicatieapparatuur zijn gericht vrijgesteld. De werkgever bepaalt in redelijkheid of iets ‘noodzakelijk’ is voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Er zijn wel voorwaarden aan verbonden aan de vrijstelling. Zo moet de werknemer de zaken teruggeven of de restwaarde vergoeden als die niet meer noodzakelijk zijn voor zijn dienstbetrekking (met name bij uitdiensttreding). De vergoeding mag niet gefinancierd worden door toepassing van het cafetariamodel, ook mag van de werknemer geen vergoeding worden gevraagd. Bovendien mag de vergoeding of verstrekking niet worden genoten door een bestuurder of commissaris van de werkgever, tenzij deze aannemelijk maakt dat de vergoeding of verstrekking gebruikelijk is. Voordeel van de invoering van het noodzakelijkheidscriterium is dat het werkplekcriterium geen rol meer speelt, ook het onderscheid tussen vergoeden en verstrekken vervalt hiermee. Daarbij is de mate van zakelijk gebruik (voorheen 10% voor een mobiele telefoon en 90% voor een I-Pad) is niet meer relevant!
Een ander nieuw aspect is dat Arbo-voorzieningen gericht vrijgesteld worden. Voorheen werden deze alleen nihil-gewaardeerd als ze op de werkplek ter beschikking gesteld werden. Nu geldt een gerichte vrijstelling, óók voor vergoedingen en verstrekkingen. Bovendien hoeven deze Arbo-voorzieningen niet meer op de werkplek plaats te vinden. Voorwaarde voor deze vrijstelling is dat de Arbo-voorziening samenhangt met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbowet. De voorziening zal dus in het Arbo-plan van de werkgever opgenomen moeten zijn.
Verder is de personeelskorting op branche eigen producten weer geïntroduceerd, als gerichte vrijstelling. De mogelijkheid om niet benutte kortingsruimte door te schuiven naar volgende jaren, is echter komen te vervallen. De maximale vrijstelling is dan € 500 per kalenderjaar.
Tot en met 2014 stond de belastingdienst toe dat de vergoeding van Nederlandse (verkeers-)boetes ten laste van de vrije ruimte gebracht konden worden, net als buitenlandse boetes. Dat is nu niet meer mogelijk. Zowel Nederlandse als buitenlandse boetes vormen altijd werknemersloon, en mogen dus niet ten laste van de vrije ruimte worden gebracht.
Nieuw vanaf 2015 is de concernregeling. Moesten voorheen de werkkosten en de vrije ruimte per inhoudingsplichtige worden bepaald, nu mag men ook de WKR per concern in zijn heel toepassen. Zowel de loonsommen als de werkkosten mogen dan bij elkaar geteld worden. Voorwaarde hierbij is wel dat sprake is van ten minste 95% aandelenbezit in de (klein)dochtervennootschap.
Vanaf 2015 kent de WKR nog maar één afrekensystematiek. De werkgever moet op jaarbasis bepalen of hij met zijn werkkosten de vrije ruimte overschrijdt, en vervolgens de eventueel verschuldigde eindheffing in de eerste loonaangifte van het volgende jaar aangeven. Er hoeft dus niet meer maandelijks getoetst te worden. Probleem blijft echter dat dus vóór 1 maart alle werkkosten van het voorafgaande jaar in beeld moeten zijn, het is de vraag of dit in de praktijk werkt.
Voor wat de omzetbelasting betreft, is een versoepeling bedacht. Omdat de werkkosten inclusief btw berekend moeten worden, zal per werkkost de btw erbij gezocht moeten worden. Afhankelijk van de inrichting van uw administratie kan dit een lastige klus zijn, zeker wanneer verschillende btw-tarieven van toepassing zijn. Een werkgever mag daarom met zijn inspecteur afspraken maken over de gemiddelde btw-druk op personeelsverstrekkingen. Dan kunnen de werkkosten exclusief btw aangepast worden met dit afgesproken gemiddelde btw-tarief.
Over het bestempelen van een bonus als werkkost is veel te doen geweest. Het zou dan namelijk mogelijk zijn een deel van het salaris om te zetten in onbelaste vergoeding, waarbij 80% eindheffing goedkoper voor de werkgever kan zijn dan het bruteren van het zelfde bedrag (belasting maximaal 104%). Om deze tariefsarbitrage te voorkomen, houdt de belastingdienst hiervoor € 2.400 per werknemer per jaar als maximum aan.
Tot slot nog de personeelsfeestjes en uitstapjes. Er bestaat een onderscheid tussen personeelsfeestjes die op de werkplek worden gehouden, die nihil gewaardeerd zijn, en feestjes of uitstapjes elders, die ten laste gaan van de vrije ruimte. Begin dit jaar is de belastingdienst met de mededeling naar buiten gekomen dat voor bedrijfsuitjes en dergelijke in het kader van de dienstbetrekking op externe locaties de gerichte vrijstellingen voor maaltijden en reis- en tijdelijke verblijfskosten van toepassing zijn. Dit zou betekenen dat de reiskosten van en naar het bedrijfsuitje of personeelsfeest, de kosten van maaltijden, de hapjes en de drankjes en de overnachtingen niet ten laste van de vrije ruimte zouden gaan. Alleen de kosten van het vertier, bijvoorbeeld het potje paintball of de artiest, zou eindheffingsloon worden. Helaas is de belastingdienst op deze uitlating teruggekomen. Er moet onderscheid gemaakt worden tussen bijvoorbeeld een studiedag (zakelijk karakter) en vertier (consumptief karakter). Reis- en verblijfkosten behorende bij de eerste categorie zijn gericht vrijgesteld, de reis- en verblijfkosten behorende bij het vertier echter niet. De vraag is uiteindelijk of het zakelijk karakter overheerst. Waar hierbij de grens ligt, zal dan toch per geval bekeken moeten worden.
Nu verder
Zo ziet u maar, ook bij de belastingdienst is nog niet alles met betrekking tot de WKR even duidelijk. Hoe in de praktijk met verschillende aspecten van de regeling wordt omgegaan, zal nog blijken. De keuzes die u maakt met betrekking tot personeelsverstrekkingen kunnen evengoed wel afhangen van de fiscale kwalificatie ervan. Neemt u bij twijfel of voor advies contact met ons op.
