In onze arbeidsvoorwaarden is opgenomen dat wij geen kilometervergoeding geven voor het woon-werkverkeer boven de 50 kilometer enkele reis. Voor reizen woon- werkverkeer tot 50 kilometer betalen wij het fiscaal toegestane bedrag. Voor andere zakelijke ritten (bijvoorbeeld klantenbezoek) betalen wij meer, namelijk € 0,23 per kilometer.
Een van onze consultants rijdt in haar eigen auto. Zij woont op 83 kilometer van ons bedrijf. Voor haar woon-werkverkeer krijgt zij per dag reiskosten vergoed over 100 kilometer. Zij rijdt echter 166 kilometer en krijgt dus 66 kilometer niet uitbetaald. Daarnaast rijdt onze consultant ongeveer 20.000 kilometer zakelijk. Hiervan is € 0,04 per kilometer belast, dat is op jaarbasis € 800. Een leaseauto wil ze niet. Kunnen wij haar tegemoet komen?
Antwoord
Ja, dat kan. Kies voor het salderen van reiskostenvergoedingen. Eenvoudig gezegd houdt dit in dat u het belaste deel van de reiskosten alsnog aanmerkt als onbelaste vergoeding. Dit kan alleen wanneer u niet alle kilometers tegen het fiscale maximum vergoedt.
Hoe werkt dat? Uw consultant zou fiscaal gezien per reisdag maximaal 166 km x € 0,19 onbelast mogen ontvangen (€ 31,54). Zij ontvangt echter maar € 19. Het verschil (€ 12,54 per dag) mag u gebruiken om de € 0,04 cent per kilometer alsnog onbelast te houden. Concreet betekent dat dat uw consultant bij 200 reizen woon-werkverkeer per jaar een ruimte heeft van € 2.508. U kunt daardoor de gehele € 800 voor bovenmatige reiskosten die nu belast is, onbelast geven.
Let op! Om deze regeling toe te kunnen passen is het noodzakelijk om bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst vast te leggen dat een bovenmatig deel van de reiskosten ook dient ter vergoeding van andere zakelijke reiskosten.
