Een van mijn accountmanagers belt gemiddeld één keer per week met een van onze klanten in Los Angeles. Omdat het tijdsverschil tussen Nederland en Los Angeles negen uren (vroeger) is, belt hij vanuit huis. Hij belt dan meestal rond 21.00 uur Nederlandse tijd. Dan is het daar dus begin van de middag. De accountmanager gebruikt zijn huistelefoon (privé) om te bellen. Per maand is hij tussen de € 4 en € 6 kwijt aan kosten. Op jaarbasis zo’n € 60. Deze kosten hebben we hem altijd onbelast vergoed. Gaat dat goed?
In het oude systeem mag de werkgever deze telefoonkosten belastingvrij vergoeden als deze kosten onderbouwd zijn aan de hand van de verschillende nota’s. Het kan ook in de vorm van een vaste vergoeding, maar dan moet er in principe wel een onderzoek aan ten grondslag hebben gelegen.
Onder de werkkostenregeling, zoals deze voor 2014 geldt, is het vergoeden van dergelijke kosten niet meer onbelast mogelijk. Die kosten worden, ondanks het feit dat ze volledig als zakelijk zijn aan te merken, als loon beschouwd. Wel kunnen deze kosten natuurlijk worden aangewezen voor toepassing in de zogenoemde forfaitaire ruimte. Het ter beschikking stellen van een mobiele telefoon of smartphone daarentegen valt onder de nul- of nihilwaardering, mits het zakelijk gebruik meer dan 10% is.
Met ingang van 2015 zal de werkkostenregeling verplicht zijn voor een ieder. Op dit moment is de verwachting dat het onderscheid tussen het fiscale regime van vergoeden en verstrekken enerzijds en het fiscale regime van het ter beschikking stellen anderzijds zal worden opgeheven. Dan zal het vergoeden van zakelijke telefoonkosten dus wel weer onbelast mogen.
